Research Note #1 - furuno2draft

2016/05/09:

• Konversi dari RAW ke draft selesai. Butuh sekitar 1 minggu lebih untuk konversi secara manual.

2016/05/02:

• [Script] Bila ingin melakukan konversi untuk tanggal di dua bulan yang berbeda, maka harus dipisah. Misal, seluruh tanggal di bulan Januari dulu, lalu kemudian bulan Februari. Bila ingin sekaligus, script harus di-edit.

2016/04/28:

• [Script] Data dalam direktori tanggal (masukan) tidak harus penuh (3456 file).
• [Script] Bila pada direktori tanggal awal dan akhir ada data, tapi diantara kedua tanggal tersebut tidak ada data, script akan tetap membuat direktori tanggal yang tidak ada datanya pada direktori hasil konversi. Contoh : Tanggal 18 dan 20 ada data, tp tanggal 19 tidak ada data, maka direktori konversi untuk tanggal 19 tetap akan dibuat, tapi isinya kosong.

2016/04/25:

• Berfungsi untuk melakukan konversi dan ekstraksi pada data mentah radar furuno (direktori multi, ekstensi file data*.scn) ke format draft (*.rt).
• Link download source code.
• Bisa diinstall (make) dan dijalankan pada Cygwin 32-bit (Windows 7 32-bit/64-bit) maupun Cygwin 64-bit (Windows 7 64-bit).
• Kompilasi akan menghasilkan dua file yang harus diletakkan dalam satu direktori, yaitu furuno2draft.exe dan header.txt. Kedua file ini awalnya akan dihasilkan pada direktori "bin". Keduanya bisa dipindah ke direktori manapun, tapi harus selalu bersama.
• File furuno2draft.exe merupakan file executable, sedangkan file teks header.txt berfungsi untuk konfigurasi furuno2draft.exe.
• furuno2draft (yang dimiliki saat ini) hanya bekerja pada data scn ver.3.
• Data scn (dari radar) yang dikonversi memiliki satuan waktu dalam UTC. 
• Data rt (hasil konversi) memiliki satuan waktu dalam LT (Local Time).
• [Script] Pengguna perlu membuat direktori tanggal dalam format "yyyymmdd" dalam LT, lalu memasukkan data yang ingin dikonversi dalam UTC. Jadi bila ingin mengolah data tanggal 17 Feb 2016 jam 00 LT, maka data yang diperlukan adalah : 16 Feb 2016 jam 17 UTC (misal : 0037_20160216_170000_01_02.scn), yang dimasukkan ke dalam direktori "20160217".
• [Script] Script sh tidak mutlak digunakan, kalau mau bisa diedit atau bikin sendiri. Kalau mau dipakai harus menggunakan C-shell (csh).
• [Script] Script sh juga akan melakukan kompresi pada data mentah (bila sebelumnya tidak dikompresi). Kalau mau proses konversi lebih cepat, perintah kompresi pada script bisa dihilangkan.
• [Script] Program akan mengkonversi semua data dalam direktori tanggal awal (ds) sampai tanggal akhir (de), tanpa peduli mulainya dari jam berapa.
• Jumlah set data pada satu waktu observasi bergantung pada jumlah elevasi scan radar. Untuk IOP 2016 misalnya, satu waktu observasi memiliki 12 data elevasi.
• Satu data akan diekstraksi ke dalam 8 parameter : dBuZ, KDP, PhiDP, Rain, RhoHV, V, W dan ZDR.

Cerita Monbukagakusho #11 - The Departure (Self Note)

1 April 2016 16:30 WIB.

Taksi yang kutumpangi berjalan pelan menyusuri kemacetan di PRJ Kemayoran sore itu. Ingin rasanya mengumpat ketika melihat padatnya antrean kendaraan menuju gerbang tol ke bandara. Tak lama aku tersadar, kalau pemandangan seperti ini mungkin tak akan kulihat lagi dalam beberapa tahun ke depan. Ya, hari ini adalah hari-H ... Hari keberangkatan.

Hati rasanya terbelah. Rasa senang pastinya ada, apalagi kalau mengingat perjuangan sejak setahun sebelumnya. Tapi, di setiap keberangkatan, selalu ada perpisahan. Masih terbayang isak tangis mamah minggu lalu, sesaat sebelum aku melangkah ke luar rumah di kampung halaman, dan tentu saja, makan siang terakhir dengan istri tercinta selepas sholat jumat tadi. Masih terbayang wajahnya saat berpamitan, kupandangi terus dirinya ketika melangkah menjauh, kembali ke kantor tempatnya bekerja. Ya Allah ... aku masih ingin bertemu mereka.

Dan tentu saja, Jakarta. Ibukota Republik ini, dengan segudang masalahnya. Tapi, sejelek-jeleknya Jakarta, aku adalah bagian darinya. Sepuluh tahun lebih mengadu nasib di kota ini, menempa diri, merajut mimpi, mulai dari pengangguran, honorer, PNS sampai akhirnya menjadi MEXT awardee. Jakarta adalah salah satu mahaguru kehidupan terbaik yang pernah ada.

Di Jepang nanti, mungkin semuanya serba canggih, teratur dan disiplin. Tapi tak akan ada yang pernah bisa menggantikan Indonesia. Aku akan merindukan suasananya, orang-orangnya, hiruk-pikuknya, suara adzan-nya, dan pastinya, makanan-makanan nusantara yang paling enak sedunia.

Perlahan rasa bimbang itu muncul lagi. Sudah benarkah jalan yang kupilih? Apa yang kucari? Inikah mimpi yang ingin kuraih? Meninggalkan kemapanan yang ada, berjudi dengan nasib yang belum jelas akhirnya, jauh dari istri dan sanak saudara, di negeri asing yang ribuan kilometer jauhnya dari Indonesia.

Tiba-tiba Adzan Magrib mulai berkumandang di mana-mana. Taksi mulai bisa melaju kembali setelah memasuki tol bandara. Aku pun teringat sepenggal doa yang selalu terucap dalam hati, setiap kali selesai ujian monbusho tahun lalu.

"Ya Allah ... bila memang sudah jalan hamba untuk sekolah di Jepang, hamba mohon, mudahkanlah ..."

Ah .. dasar manusia yang tak tahu bersyukur! Sekarang semuanya sudah terkabul, jalan sudah dimudahkan oleh-Nya. Apalagi yang kini kau ragukan? Nikmat Allah yang mana lagi yang mau kau dustakan?? Bukankah hidup itu perjuangan? Bukankah ini yang sejak dulu kau impikan??

Kupandangi lagi tiket pesawat JAL 726 tujuan Narita. Entah berapa ratus orang calon mahasiswa yang harus saling sikut setiap tahun untuk mendapatkannya. Kini, semua sudah ada dalam genggaman. Jadi apa lagi yang harus ditakutkan ?

Berjuanglah habis-habisan. Hanya itu cara yang bisa dilakukan sekarang. Berhasil atau gagal, itu urusan belakangan. Jangan kecewakan orang-orang yang sudah mendoakan keberhasilanmu, termasuk para peserta yang sudah kau sisihkan dalam seleksi monbusho waktu itu.

Tak terasa, taksi telah memasuki terminal 2 keberangkatan bandara Soekarno-Hatta. Kutarik nafas panjang, turun dari taksi dan mulai melangkah masuk ke dalam bandara.

Ini baru awal, bukan akhir segalanya. Besok, insyaAllah aku akan terbangun di belahan bumi yang berbeda, tapi suatu saat nanti aku akan kembali kepadamu, Indonesia.

Man jadda wajada. Man shabara zhafira. Man saara ala darbi washala.

Tips Menghadapi Seleksi Beasiswa Research Student Monbukagakusho G-to-G

Konnichiwa !! Halo !!

Tulisan ini khusus diperuntukkan bagi para pembaca yang ingin melanjutkan pendidikan di Jepang dengan beasiswa MEXT atau Monbukagakusho (selanjutnya saya akan menyebutnya "monbusho" saja) via jalur kedutaan besar Jepang atau G-to-G. Kebetulan saat tulisan ini dibuat, pendaftaran beasiswa monbusho untuk keberangkatan tahun 2017 sudah dibuka. Sebagai salah satu alumni penerima beasiswa ini, saya senang bisa berbagi pengalaman dengan orang-orang yang mau berjuang meraih mimpinya untuk melanjutkan studi di Jepang. 

Kali ini, saya hanya akan fokus pada tips untuk mengikuti seleksi beasiswa saja. Jadi bila anda ingin mengetahui informasi lain yang lebih detil, misalnya apa itu beasiswa monbusho, apa yang dimaksud jalur G-to-G, apa fasilitas yang didapat dari beasiswa ini, termasuk persyaratan yang dibutuhkan untuk mendaftar,  silakan buka website informasi beasiswa research student MEXT kedutaan besar Jepang di Indonesia : 

http://www.id.emb-japan.go.jp/sch_rs.html

OK. Sebelum membahas seleksi monbusho lebih detil, ada baiknya pembaca memahami hal-hal penting berikut :

• Seleksi beasiswa dan seleksi penerimaan di universitas adalah dua hal yang berbeda. Jadi, bila anda ingin memperoleh beasiswa monbusho, maka anda juga diharuskan lolos seleksi penerimaan universitas yang dituju. Apabila nantinya tidak lolos seleksi universitas, maka ada kemungkinan beasiswa anda akan dibatalkan.
• Kedutaan besar Jepang hanya bertanggung jawab untuk seleksi beasiswa monbusho saja. Untuk seleksi penerimaan universitas, anda diharuskan menghubungi langsung universitas (dan supervisor/professor) yang dituju. Bila seleksi universitas mengharuskan anda datang ke Jepang (misalnya untuk wawancara), maka biayanya harus anda tanggung sendiri.
• Tulisan ini khusus membahas tips seleksi beasiswa monbusho, bukan untuk berbagi contoh form aplikasi atau proposal riset. Bila anda ingin contoh proposal riset, silakan search di internet karena referensinya banyak sekali.
• Tips-tips pada tulisan ini dibuat berdasarkan proses seleksi beasiswa monbusho yang saya ikuti pada tahun 2015 (keberangkatan tahun 2016). Ada kemungkinan proses seleksinya akan berubah sewaktu-waktu (misal kuota, waktu seleksi, proses ujian dll). Jadi harap maklum kalau misalnya anda membaca tulisan ini pada tahun-tahun mendatang dan menemukan bahwa seleksi beasiswa monbusho berbeda dengan yang saya tuliskan di sini.

Sekarang mari kita bahas tentang seleksi monbusho G-to-G khusus research student (S2/S3). Pada dasarnya, seleksi beasiswa monbusho memiliki 2 tahapan besar yang harus dilalui oleh tiap peserta. Kedua tahapan ini adalah:

A. Primary Screening

Primary screening merupakan seleksi awal yang dilakukan oleh pihak kedutaan besar Jepang di Indonesia. Sesuai namanya, primary screening ini adalah seleksi utama (akan banyak dibahas di sini) yang terbagi dalam beberapa tahap, yaitu :

• Seleksi berkas/dokumen
• Ujian tertulis bahasa Inggris dan Jepang
• Interview/wawancara

Pelamar yang lolos primary screening akan memperoleh sertifikat lolos primary screening dengan cap kedubes yang bisa dipakai untuk mendaftar dan memperoleh LoA (Letter of Acceptance) dari universitas yang diinginkan. Selain itu, pelamar yang lolos juga akan direkomendasikan oleh kedutaan besar Jepang ke pihak MEXT sebagai pihak pemberi beasiswa untuk mengikuti secondary screening.

B. Secondary Screening

Secondary screening adalah seleksi yang dilakukan oleh MEXT, berdasarkan rekomendasi kedutaan besar Jepang. Pada dasarnya, seleksi ini sifatnya lebih ke seleksi dokumen, di mana MEXT akan memastikan bahwa pelamar yang lolos primary screening telah memenuhi seluruh persyaratan beasiswa, misalnya: sudah memiliki LoA dan sehat wal afiat (berdasarkan surat keterangan sehat/health certificate).

Pada tahap ini, pelamar hanya bisa menunggu, menunggu dan menunggu sampai hasil akhir diumumkan oleh MEXT. Kalau anda lolos dari tahap ini, hampir bisa dipastikan anda menjadi penerima beasiswa monbusho.

---

Baik, selanjutnya kita bahas tentang Primary Screening di kedutaan Jepang.

A. PRIMARY SCREENING

1. Seleksi Berkas/Dokumen

Seleksi berkas monbusho pada dasarnya sama dengan seleksi berkas pada umumnya. Pelamar diharuskan mengirimkan berbagai macam berkas ke kedutaan seperti legalisir ijazah, transkrip dll. Pihak kedutaan nantinya akan melakukan seleksi untuk menentukan pelamar yang berhak mengikuti ujian tertulis.

Periode pendaftaran/pengiriman berkas umumnya dimulai pada minggu kedua April, dan ditutup pada minggu terakhir April atau minggu pertama Mei. Hasil seleksi berkas biasanya akan diumumkan sekitar awal Juni.

Berikut beberapa tips untuk seleksi berkas, berdasarkan pengalaman saya:

• Periode pendaftaran sangat singkat, biasanya hanya 2-3 minggu. Sedangkan untuk memperoleh dokumen seperti legalisir ijazah/transkrip dan sertifikat TOEFL/IELTS/JLPT umumnya butuh waktu 2-8 minggu. Jadi, sebisa mungkin, persiapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan jauh-jauh hari sebelum pendaftaran.
• Nggak usah minder kalo IP (Indeks Prestasi) anda pas-pasan. Selama masih di atas batas minimal (3.0 dari skala 4), anda masih berpeluang lolos seleksi berkas, apalagi kalo TOEFL dan research proposal anda bagus. Sekedar info: IP saya juga sangat pas-pasan waktu mendaftar beasiswa ini.
• Bila sertifikat TOEFL anda kadaluarsa, masih ada kemungkinan sertifikat tersebut bisa digunakan untuk mendaftar. Memang tidak ada jaminan anda bisa lolos seleksi berkas, tapi tahun lalu saya mengalaminya (sertifikat TOEFL kadaluarsa 1 tahun). Saya bertanya ke pihak kedutaan apakah sertifikat tersebut masih bisa dipakai untuk mendaftar, ternyata bisa, dan saya masih bisa lolos seleksi berkas. Jadi, bila sertifikat TOEFL anda sudah kadaluarsa, nggak usah stress dulu, segera hubungi pihak kedutaan, dan tanyakan apakah sertifikat tersebut masih bisa digunakan untuk mendaftar.
• Form aplikasi bisa diisi dengan diketik (komputer) atau ditulis tangan. Cara pengisian ini tidak akan mempengaruhi hasil seleksi berkas. Tahun lalu saya mengisi aplikasi dengan diketik. Bila anda mengisi dengan menulis tangan, pastikan tulisannya rapih dan bisa terbaca dengan baik.
• Aturlah dokumen sesuai yang diinstruksikan oleh pihak kedutaan. Itu artinya, bila anda diminta untuk menempel foto pada form aplikasi, ya benar-benar ditempel fotonya, bukan dicopy paste terus diprint dalam satu kertas. Terus perhatikan urutannya, jangan terbalik-balik. Hal penting lainnya, ukuran kertas. Kalau yang diminta ukuran A4, buatlah semua dokumen dalam ukuran A4. Contoh: Transkrip akademik anda ukurannya A3, maka anda harus melipat transkrip tersebut sehingga ukurannya jadi A4. Ini nggak bercanda lho ya, saya mengalaminya tahun lalu. 
• Isilah informasi diri anda dengan benar pada form aplikasi, jangan ngarang. Terutama pada bagian: bahasa yang dikuasai, pengalaman kerja dan publikasi ilmiah. Kalo anda ngarang (terutama kemampuan bahasa), nantinya akan ketahuan ketika ujian tertulis dan wawancara. Jadi kalo nggak bisa bahasa Jepang, tulis saja tidak bisa bahasa Jepang.
• Pada tahap ini, mulailah mencari informasi universitas (dan jurusan) yang ingin diminati, sesuai dengan bidang keahlian anda. Informasi universitas bisa dilihat pada website kedubes Jepang atau langsung ke website universitas yang dinginkan. Periksa daftar professor yang potensial untuk menjadi supervisor anda kelak di universitas tersebut. Mempelajari research interest dari professor juga sangat membantu kita dalam merancang research proposal.
• Research Proposal (form Field of Study) adalah bagian yang paling penting dan paling menentukan dalam seleksi berkas. Karena dokumen ini harus dibuat dalam bahasa Inggris (atau Jepang), maka persiapkanlah research proposal dengan baik, jangan SKS (deadline besok, bikinnya malam ini).
• Jelaskan target waktu riset secara detil dan spesifik pada research proposal anda, misal tahun pertama untuk kursus bahasa dan pengumpulan data, nanti tekniknya gimana, tahun kedua mulai pengolahan data dan analisis pakai metode apa, dan seterusnya.
• Tulislah research proposal dengan gaya anda sendiri, nggak usah takut salah grammar dan sebaiknya, nggak perlu meniru gaya penulisan dari contoh-contoh yang banyak bertebaran di internet. Pemeriksa umumnya akan tahu, mana research proposal yang benar-benar dibuat sendiri dan yang mana yang cuma sekedar meniru contoh di internet. Buat sedetil mungkin, tapi lugas dan tidak bertele-tele. Hindari kata-kata bias (contoh: "riset ini dilakukan untuk mengembangkan teknologi prediksi cuaca di Indonesia" <---- nggak jelas, teknologi prediksi yg bagaimana ????), sebisa mungkin pakai ungkapan yang spesifik, kalo perlu pakai deskripsi yang mudah dimengerti (contoh: "bila sistem prediksi cuaca diibaratkan sebagai mobil, maka model prediksi adalah mesin, sedangkan skema parameterisasi berperan sebagai onderdilnya").

Komentar tambahan :

Bagi saya, seleksi berkas adalah tahapan yang paling sulit dari seleksi beasiswa monbusho. Dari tiga kali seleksi, saya gagal dua kali di tahap ini. Kemungkinan besar penyebabnya ada pada research proposal yang kurang dipersiapkan dengan baik. Selain itu, dari ratusan (atau mungkin ribuan) pelamar, hanya kurang lebih 100 orang yang akan lolos tahapan ini. Jadi, secara matematis, peluang lolos seleksi berkas akan lebih kecil dibandingkan dua seleksi lainnya (tes tertulis dan wawancara).

2. Ujian Tertulis Bahasa Inggris dan Jepang

Seleksi tertulis adalah tahapan berikutnya setelah anda lolos seleksi berkas monbusho. Pada tahapan ini, anda akan mengikuti dua ujian secara berurutan di hari yang sama, yaitu bahasa Inggris dan Jepang. Waktunya masing-masing kalau tidak salah, 1 jam untuk bahasa Inggris dan 2 jam untuk bahasa Jepang, dan dilakukan serentak di lima lokasi: Jakarta, Medan, Surabaya, Denpasar dan Makassar. Seingat saya, lokasi ujian bisa dipilih oleh peserta dengan memberi konfirmasi ke pihak kedubes Jepang, tentunya setelah dinyatakan lolos seleksi berkas. Karena saya berdomisili di Jakarta, maka lokasi ujian saya waktu itu adalah di Pusat Studi Jepang Universitas Indonesia, Depok.

Ujian tertulis biasanya dilakukan pada minggu kedua Juni dan hasilnya sudah diumumkan paling lama seminggu kemudian.

Berikut beberapa tips untuk ujian tertulis :

• Unduh dan kerjakan soal monbusho tahun-tahun sebelumnya yang ada di website kedubes Jepang atau sumber lain di internet sebagai latihan. Beberapa soal memiliki format dan bobot yang berbeda. Jadi, kenali polanya, ulangi dan periksa lagi skor anda. Bila nilai maksimalnya 100, usahakan mendapatkan skor lebih besar dari 75 atau 80.
• Tidak perlu galau kalau anda nggak bisa bahasa Jepang. Yang diperhitungkan dalam ujian tertulis adalah nilai tertinggi. Jadi kalau nilai ujian bahasa Inggris anda tinggi, maka nilai bahasa Inggris lah yang akan diperhitungkan, demikian pula sebaliknya. Jadi lebih baik fokus ke salah satu ujian daripada setengah-setengah. Tentu saja, kalau anda menguasai bahasa Inggris dan Jepang sekaligus, itu akan jadi nilai tambah untuk bisa lolos ujian ini. Saya sendiri memilih fokus ke ujian bahasa Inggris, dan (nyaris) tidak mengerjakan satu pun soal bahasa Jepang. Hasilnya ? Saya lolos ujian tertulis.
• Untuk ujian tertulis bahasa Inggris, bentuknya hampir sama dengan test TOEFL tertulis (PBT). Jadi silakan latihan TOEFL sering-sering sebelum ujian.
• Pastikan anda mengetahui lokasi dan waktu ujian tertulis, dan jangan sampai telat. Kalau bisa, 1 jam sebelum ujian anda sudah nongkrong di lokasi. Jangan lupa juga membawa kartu identitas seperti KTP atau SIM.
• Ujian tertulis dilakukan langsung, tanpa istirahat. Setelah ujian bahasa Inggris selesai, langsung disambung bahasa Jepang. Jadi pastikan anda sudah sarapan sebelumnya. Jangan sampai kelaparan terus ga konsen ngerjain ujiannya.
• Untuk peserta yang ujian di UI (Depok), sebaiknya bawa jaket karena AC di ruang ujiannya nggak bisa diatur (AC sentral), dan dinginnya nggak tanggung-tanggung.
• Pastikan anda mematikan seluruh alat komunikasi dan benda apapun yang mengeluarkan bunyi sebelum ujian dimulai (termasuk jam). Bila terdengar bunyi sedikit saja dari benda-benda tersebut ketika ujian berlangsung, maka ujian akan langsung dihentikan dan lembar jawaban (semua peserta) dikumpulkan. Selesai nggak selesai dikumpul. Aturan yang mengerikan, tapi ini beneran.
• Jangan pernah memposting soal-soal yang diujikan hari itu ke internet atau medsos, seperti FB, Twitter dan sebangsanya. Ujian tertulis tidak hanya dilakukan serentak di Indonesia, tapi juga di seluruh dunia. Jadi walaupun di Indonesia ujian sudah selesai, bisa jadi ujian di negara lain belum dilakukan. Kalau sampai anda ketahuan memposting soal ujian ke internet, anda akan langsung dinyatakan gugur.
• Pada tahap ini, mulailah menghubungi professor di universitas tujuan, misal via email. Perkenalkan diri baik-baik dan jelaskan pula maksud kita menghubungi beliau. Jangan lupa informasikan bahwa kita sedang mengikuti seleksi beasiswa monbusho, dan yang paling penting, tanyakan apakah beliau bersedia menerima kita sebagai calon mahasiswanya. Professor umumnya akan sangat senang menerima mahasiswa, apalagi yang mendapat beasiswa seperti monbusho. Bila diminta, kirimkan proposal riset anda ke professor.

Komentar tambahan :

Dari pengalaman saya, ujian tertulis ini adalah yang paling mudah di antara seleksi monbusho lainnya, karena referensinya banyak di internet, mulai dari contoh soal sampai blog dari para alumni monbusho sebelumnya. Dari sekitar 100 peserta ujian tertulis, yang lolos kurang lebih ada 50 orang. Jadi dibandingkan seleksi berkas, peluang lolos ujian tertulis jauh lebih besar. 

3. Interview/Wawancara
Wawancara adalah ujian terakhir dari primary screening yang dilakukan kedutaan. Wawancara untuk peserta yang lolos tes tertulis tidak dilakukan serentak, tapi dibagi menjadi beberapa hari, biasanya 1-2 minggu. Dalam satu hari ada 3 jadwal wawancara: pagi, siang dan sore, dan dalam satu jadwal, biasanya akan ada 3-4 peserta yang mengikuti wawancara.

Periode wawancara biasanya awal Juli, dan hasilnya diumumkan 2 minggu kemudian.

Pada kasus saya, jadwal wawancara saya pagi (sekitar jam 9) beserta 3 peserta lainnya. Kami 'digiring' masuk ke dalam suatu ruang tunggu, lalu dipanggil satu demi satu untuk wawancara. Waktu wawancara untuk tiap orang bisa bervariasi, umumnya 15-30 menit untuk tiap orang. Pewawancara terdiri dari 4-5 orang, biasanya 2 orang Indonesia dan 2 (atau 3) orang Jepang. Beliau-beliau ini umumnya adalah dosen/professor universitas, alumni penerima beasiswa monbusho dan staf bagian pendidikan kedubes Jepang.

Berikut beberapa tips untuk mengikuti wawancara monbusho :

• Pahami kembali topik/tema penelitian yang anda tuliskan pada research proposal ketika mendaftar. Tujuan utama wawancara sebenarnya bukan untuk melihat seberapa jago kemampuan bahasa Inggris atau bahasa Jepang anda, tetapi seberapa siap anda untuk menempuh studi di Jepang. Dua orang peserta yang wawancara bersama saya sudah mahir berbahasa Jepang, dan mereka gugur di tahap ini.
• Cara paling mujarab untuk mengatasi grogi (selain berdoa) adalah dengan berlatih. Jadi sering-seringlah berlatih wawancara sebelumnya, bisa sendiri atau dengan teman. Kalo saya dulu sampai merekam latihan saya dengan webcam.
• Hal pertama yang akan diminta pewawancara adalah memperkenalkan diri anda. Ini hal yang biasa dilakukan dalam wawancara, dan biasanya kalau kita bisa melaluinya dengan baik, wawancara selanjutnya juga akan lancar. Untuk perkenalan ga ada tips khusus, cuma kalau bisa, ceritakan diri kita secara professional, misalnya nama, lulusan dari universitas mana, pekerjaan, dan research interest. Nggak perlu cerita soal nama orang tua, kakak, adik dan sebagainya. Perkenalan nggak perlu lama-lama, 1 menit cukup.
• Bagian paling penting dalam wawancara adalah menceritakan riset/studi kita. Latihlah bagian ini dengan baik sebelum wawancara. Kalau perlu persiapkan slide presentasi di kertas untuk membantu pewawancara memahami tema riset kita. Dengan mempersiapkan slide, kita bisa menunjukkan ke pewawancara kalau kita memang siap dan serius untuk melakukan riset tersebut.
• Buatlah daftar pertanyaan yang kira-kira akan muncul ketika wawancara, dan berlatihlah menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Jadi kalau nanti ditanya, kita sudah siap dan nggak gagap lagi.
• Pewawancara umumnya akan menanyakan apakah kita sudah pernah mengontak professor sebelumnya. Jadi, siapkan juga print-out hasil komunikasi via email antara kita dengan professor yang bisa diperlihatkan pada saat wawancara.
• Datanglah tepat waktu dan berpakaianlah yang rapi untuk wawancara. Bisa pakai setelan jas, kemeja atau batik, dan bersepatu.

Komentar tambahan :
Wawancara pada dasarnya nggak terlalu susah, asalkan kita sudah siap mental. Kalau sudah sampai tahap ini, peluang untuk lolos dari primary screening terbuka lebar. Dari 50 orang peserta wawancara, yang lolos dari tahap ini ada 35 orang, jadi peluang lolosnya paling besar dibandingkan dibandingkan kedua ujian sebelumnya.


B. SECONDARY SCREENING
Ketika kita sudah lolos seleksi wawancara, maka kita juga dinyatakan lolos primary screening kedutaan, dan berhak mengikuti secondary screening MEXT. Kalau sudah sampai tahap ini, bisa dibilang peluang kita memperoleh beasiswa sudah 80%. Dari pengalaman-pengalaman penerima beasiswa monbusho sebelumnya, jarang sekali ada yang gagal di tahap ini. Kalaupun ada, biasanya karena mengundurkan diri akibat satu atau lain hal, misalnya sudah diterima di program beasiswa lain.

Pada dasarnya, peserta hanya diminta untuk melengkapi beberapa dokumen tambahan sebagai syarat secondary screening. Seluruh dokumen ini nantinya akan dikirimkan oleh kedutaan Jepang ke MEXT, dan peserta akan diminta menunggu hasil pengumuman akhir dari MEXT.

1. Meminta LoA dari Universitas
Setelah lolos wawancara, kita akan diminta mengambil salinan form aplikasi dan berbagai dokumen yang dulu kita kirim ke kedutaan pada saat mendaftar. Dokumen-dokumen ini sudah diberi stempel kedutaan yang menunjukkan kita sudah lolos primary screening. Kita juga akan diberi sertifikat lolos primary screening oleh kedutaan. Semua dokumen ini nantinya bisa digunakan untuk mendaftar dan meminta LoA dari universitas di Jepang.

Nah, untuk pendaftaran dan LoA, prosesnya bisa bervariasi antara satu universitas dengan yang lainnya. Kalau professor sudah mau menerima kita sebagai mahasiswanya, biasanya LoA akan cepat kita peroleh. Ada juga yang ribet, misalnya keputusan diterima atau tidaknya harus ditentukan lewat rapat fakultas, wawancara dan sebagainya. Yang perlu diperhatikan, kita hanya diberi waktu 1-2 bulan untuk menyetor LoA ke kedutaan. Itu sebabnya, komunikasi dengan professor/universitas sebaiknya sudah dilakukan jauh-jauh hari sebelumnya.

Template LoA sudah disediakan oleh pihak kedutaan, jadi kita tinggal mengirimkannya ke professor/universitas yang dituju untuk ditandatangani dan diberi cap universitas. Beberapa universitas, University of Tokyo misalnya, memiliki format LoA sendiri, jadi nggak perlu bingung kalau LoA yang kita dapat berbeda dengan template dari kedutaan.

Kita dipersilahkan mengirimkan maksimal 3 LoA ke kedutaan (minimal 1 LoA). Dari ketiga LoA tersebut, nantinya kita akan diminta memilih, mana yang menjadi prioritas pertama, kedua dan ketiga, dengan menggunakan form university preference.

2. Membuat Surat Keterangan Sehat (Health Ceritifcate)
Untuk health certificate, template formnya juga sudah disiapkan oleh kedutaan, jadi tinggal kita bawa ke rumah sakit untuk diisi oleh dokter. Kalau bikinnya di RSCM, langsung aja ke bagian MPK (Majelis Pemeriksa Kesehatan), bilang aja mau bikin surat keterangan sehat untuk beasiswa, nanti petugasnya sudah ngerti.

Untuk mengisi form health certificate ini, kita harus melakukan medical checkup seperti tes darah, urine, rontgen, tes penglihatan, jantung dan lain-lain. Prosesnya juga cepat, biasanya kurang dari seminggu kita sudah dapat form certificate yang sudah diisi, ditandatangani dan diberi stempel rumah sakit.

Biaya untuk medical checkup bisa bervariasi untuk tiap rumah sakit, tapi siapkan saja dana antara 500 ribu - 1 juta rupiah.

3. Mengirim (Ulang) Aplikasi Monbusho ke Kedutaan
Pada dasarnya, secondary screening adalah seleksi dokumen. Jadi kita akan diminta mengisi kembali form aplikasi beasiswa dan field of study (seperti ketika mendaftar sebelumnya) dan mengirimkannya ke kedutaan. Form aplikasi ini nantinya akan dikirimkan ke pihak MEXT untuk diverifikasi.

Kita bisa memperbaiki form aplikasi dan field of study (research proposal), kalau misalnya sebelumnya ada typo atau salah tulis ketika dulu mendaftar, tapi jangan mengubah research interest atau tema studi kita. Contoh kasus, ternyata setelah komunikasi dengan professor, tema riset kita berubah, maka biarkan saja tema sebelumnya yang tertulis di form aplikasi. Nanti, kita masih bisa mengubah tema riset kalau sudah menjadi mahasiswa di universitas.

Kalau semua sudah lengkap, kirimkan seluruh dokumen (aplikasi, LoA dan health certificate) ke kedutaan sebelum deadline.

Setelah itu ngapain ? Ya kita tinggal menunggu hasil pengumuman akhir dari MEXT, dan ini bisa makan waktu berbulan-bulan. Saya dulu mengirimkan seluruh dokumen pada bulan September, dan pengumuman lulus secondary screeningnya baru bulan Desember, sedangkan penempatan universitasnya diumumkan bulan Januari.

Kalau kita sudah menerima pengumuman penempatan universitas, maka 100% kita sudah dinyatakan lolos seleksi beasiswa monbusho, dan kita akan diminta mempersiapkan beberapa dokumen (visa, pledge dll) sebelum keberangkatan pada awal bulan April.

---------

Demikianlah sekelumit cerita saya untuk tips-tips menghadapi seleksi beasiswa monbusho. Pada saat tulisan ini dibuat, saya baru genap dua minggu berada di Jepang, tepatnya di Kashiwa campus, University of Tokyo. Walaupun sudah pernah beberapa kali ke Jepang, banyak hal baru yang sangat berkesan buat saya. Salah satunya adalah, datang ke Jepang ketika bunga sakura mulai bermekaran di mana-mana.

Semoga tulisan ini bermanfaat bagi para pembaca, dan khusus untuk para pemburu beasiswa monbusho, semoga kita bisa bersua tahun depan di Jepang, sebagai sesama mahasiswa penerima monbusho. Tetap semangat, terus berusaha, jangan lupa berdoa dan semoga berhasil menghadapi rangkaian seleksi beasiswa ini.

Ganbatte !!

Cerita Monbukagakusho #10 - Persiapan Keberangkatan dan Orientasi

Waktu rasanya belalu begitu cepat. Tak terasa 11 bulan hampir berlalu sejak saya mengirimkan dokumen aplikasi beasiswa Monbusho ke kedutaan besar Jepang pada April tahun lalu.

Setelah pengumuman akhir seleksi beasiswa, saya mulai disibukkan dengan berbagai hal untuk mempersiapkan keberangkatan ke Jepang awal April nanti. Banyak pelajaran yang saya dapatkan selama masa-masa persiapan ini. Awalnya, saya beranggapan kalau sekolah ke luar negeri itu lebih banyak urusannya dengan masalah teknis seperti beasiswa atau ujian masuk ke universitas. Belakangan, saya mulai sadar kalau banyak hal lain yang (lucunya) nggak ada hubungannya dengan sekolah yg harus disiapkan sebelumnya.

Sekedar tips buat anda yang ingin melanjutkan sekolah ke luar negeri: lebih baik kejar cita-cita tersebut sebelum anda berkeluarga. Saya tidak bilang kalo yg sudah berkeluarga tidak dianjurkan sekolah lho ya, cuma siap-siap saja dengan berbagai hal, tetek bengek yang harus diselesaikan sebelum anda berangkat, misalnya : apakah istri/anak juga ikut dengan anda ? Bagaimana status pekerjaan istri (bila bekerja) dan sekolah anak bila mereka ikut dengan anda ? Dll dll. Sekolah ke luar negeri itu menurut saya (kasarnya) ibarat perjudian, terutama dalam hal karir dan keluarga. Jadi, sebaiknya diskusikan dulu dengan matang bersama keluarga sebelum anda memutuskan melanjutkan sekolah ke luar negeri.

Alhamdulillah, saya mendapatkan kesempatan berkunjung ke Jepang selama dua minggu pada bulan Januari lalu, untuk mengikuti workshop di Tokyo. Kesempatan itupun saya gunakan untuk berkunjung ke kampus Todai di Hongo, Tokyo untuk berdiskusi dengan staf administrasi di sana, terutama untuk masalah tempat tinggal. Ternyata benar kata orang-orang, kalo memperoleh tempat tinggal di Tokyo itu susah ... dan MAHAL. Akhirnya saya putuskan untuk menggunakan akomodasi yang sudah disiapkan kampus, dan berangkat ke Jepang sendiri dulu, lalu istri saya menyusul 1-2 bulan kemudian. Senangnya, saya juga sempat bertemu dengan sensei (professor) saya dan melakukan diskusi mengenai rencana riset sesampainya di Jepang.

Februari awal - pertengahan, saya kembali sibuk dengan pekerjaan di kantor. Saya baru mulai mengurus ijin tugas belajar (karena PNS) pada minggu ketiga Februari. Proses perijinan ini pada dasarnya juga mudah, namun memakan waktu. Pada saat yang sama kedutaan besar Jepang mulai memproses persiapan keberangkatan, mulai dari visa sampai tiket pesawat. Penerima beasiswa diminta menyerahkan paspor dan menandatangani PLEDGE penerima beasiswa monbusho. Pledge ini semacam perjanjian yang menyatakan kalo penerima beasiswa akan tunduk pada peraturan yang ditetapkan pemberi beasiswa.



Maret awal, saya mulai menyelesaikan masalah non administratif di kantor yang berhubungan dengan pekerjaaan, misalnya share pengetahuan kepada teman-teman yang nantinya akan menggantikan posisi pekerjaan saya. Agak sedih memang, melihat pekerjaan yang selama ini menjadi bidang keahlian saya akan di-handle orang lain, tapi ya memang seharusnya begitu. Harus ada regenerasi bila ingin organisasi tetap bisa berjalan dengan baik, dan ini harus jadi pelecut kita agar bisa menjadi lebih baik lagi ke depannya. Seperti yang saya bilang sebelumnya, sekolah ke luar negeri itu ibarat perjudian dalam hal karir dan keluarga. Kalau tidak siap, ya nggak usah sekolah aja.

Maret pertengahan, saya dan istri mengambil cuti hingga akhir bulan untuk mudik, menghabiskan waktu dengan keluarga di Balikpapan dan Lamongan.

Maret akhir, semua masalah perijinan (visa, tugas belajar) selesai, dan orientasi penerima beasiswa monbusho diadakan pada tanggal 31 Maret. Walaupun orientasi ini sifatnya tidak wajib dihadiri, tapi menurut saya sangat penting untuk persiapan sebelum berangkat. Kita bisa bertemu dengan sesama teman penerima beasiswa, para professor pewawancara ketika seleksi, para staff kedubes yang selama ini membantu masalah administrasi beasiswa dan tentu saja bapak duta besar Jepang di Indonesia. Momen yang paling ditunggu adalah prosesi pelepasan penerima beasiswa oleh bapak dubes dan foto bersama.

 
Selama ini saya hanya melihat prosesi tersebut melalui website ataupun blog penerima beasiswa sebelumnya, dan selalu berandai-andai kalau suatu saat bisa menjadi bagian dari penerima beasiswa yang ada dalam foto tersebut. Jadi rasanya luar biasa senang dan bersyukur ketika akhirnya wajah saya bisa nampang juga di foto untuk prosesi yang sama. Selesai acara orientasi, para penerima beasiswa berpamitan, sambil menggumamkan kata yang biasa diucapkan para penerima beasiswa sebelumnya: "Sampai ketemu di bandara!".

Dengan selesainya acara orientasi, usai pula salah satu babak penting dalam hidup saya. Babak yang berjudul: "Mengejar beasiswa ke luar negeri", yang memakan waktu 10 tahun lebih, sejak saya lulus kuliah di Bandung. Kalau mengingat kegagalan-kegagalan saya sebelumnya, rasanya masih nggak percaya bisa melangkah sejauh ini.

Saya tinggal menunggu penutup paling akhir dari babak ini. Keberangkatan tanggal 1 April besok.